Troca de contador
Trocar de contador assusta mais pelo desconhecido do que pelo processo em si.
Quase ninguém explica como funciona, e aí a pessoa sempre imagina o pior. Perder documento, levar multa, ter que brigar com o antigo contador. Feito do jeito certo, nada disso costuma acontecer.
Existe uma norma do Conselho Federal de Contabilidade que regula essa saída. Ela define o que o escritório atual é obrigado a entregar, como o contrato precisa ser encerrado e até quando ele continua respondendo pelo trabalho que fez.
Quero trocar de contadorO que vem abaixo é o processo inteiro. O que você precisa fazer, o que não é problema seu e o que esperar de cada lado.
Quando trocar
Existe uma crença de que a troca só acontece em dezembro ou janeiro, mas nenhuma norma diz isso.
A ideia vem do balanço, que fecha em 31 de dezembro. Parece lógico que a troca acompanhe o fechamento do ano.
Só que a regra resolve o problema por outro caminho: o contador que sai continua responsável pelas obrigações do período em que assinou pela empresa, mesmo quando o prazo de entrega vence depois da saída dele.
Então quem escolhe o mês para realizar a troca é você.
Contrato e responsabilidades
A Resolução CFC nº 1.590/2020 trata do contrato de serviços contábeis e do encerramento dele. Quatro pontos dessa norma protegem você.
Romper o contrato exige um distrato por escrito, que é o documento onde as duas partes registram que as responsabilidades terminaram ali.
Quando não é possível celebrar o distrato, o contador precisa notificar você formalmente sobre o fim da relação. A situação não pode ficar sem definição.
Livros contábeis, documentos e arquivos das obrigações entregues ao Fisco precisam ser devolvidos. O prazo e a forma dessa devolução ficam escritos no próprio distrato, e essa é uma parte que vale ler com atenção antes de assinar.
Declarações e apurações cuja competência caiu dentro do contrato anterior continuam sendo responsabilidade do escritório anterior, mesmo vencendo depois. O distrato pode dispor de outro jeito, então esse é o segundo ponto para conferir na hora de assinar.
Sua parte na troca
O processo tem bastante etapa. Quase tudo é nosso ou do escritório anterior. Para você sobram três coisas.
Por escrito, ao contador atual. Uma mensagem objetiva, com data, resolve. Não precisa justificar nem entrar em atrito.
A norma coloca essa responsabilidade em você, mas permite indicar por escrito um representante para fazer isso. Na prática, esse representante costuma ser a contabilidade nova.
Ele define o que passa a ser nossa responsabilidade técnica, a partir de quando e por qual valor.
O resto é trabalho nosso.
Conferir o que chegou, listar o que faltou, cobrar o que não veio e organizar a entrada dos dados e sua integração.
Documentos e acessos
A lista completa é longa e muda conforme o porte e a atividade da empresa. Você não precisa decorar nada, porque quem confere item por item somos nós. Ainda assim, é bom saber o que está em jogo.
Certificado digital, se estiver em posse do escritório, e as senhas de acesso à Receita, à Sefaz, à prefeitura e ao emissor de notas fiscais.
Balanço, DRE, balancetes, livros razão, diário e caixa, além dos arquivos e recibos do SPED.
Notas emitidas e recebidas, livros fiscais, apurações de impostos e os recibos das declarações entregues.
Folhas de pagamento, fichas de registro, rescisões, controle de férias e os acessos ao eSocial e ao Empregador Web.
Contrato social com todas as alterações, alvarás e licenças.
Entregar o original é obrigação de quem está saindo.
Parte disso pode ser recuperada nos portais públicos depois. Como referência, os últimos cinco anos são os que mais importam, com prazos maiores para alguns documentos trabalhistas.
Se houver recusa
Essa é a dúvida que mais segura empresário onde ele já não quer estar.
Devolver a documentação é obrigação prevista em norma. E se mesmo assim não acontecer, a empresa não fica travada, porque boa parte das declarações e dos arquivos pode ser recuperada em quatro lugares:
e-CAC
ReceitaNet BX
Junta Comercial
Prefeitura
Dá mais trabalho e leva mais tempo, mas não depende da boa vontade do escritório anterior.
Nada entra na conta sem você saber.
Se aparecer alguma pendência, identificamos a que período e serviço ela se refere e quem é responsável por regularizá-la, considerando o contrato e o distrato. Se você preferir que a gente cuide da regularização, combinamos o escopo e o valor antes.
Na transição
Enquanto você cuida das três coisas que são suas, esta é a nossa parte.
Elaboramos o contrato dentro do que a norma exige, com os serviços detalhados e os limites da responsabilidade técnica escritos de forma clara.
Pedimos e conferimos o que vem do escritório anterior, item por item, e apontamos o que ficou faltando.
Checamos a situação fiscal, contábil e trabalhista antes de assumir. Se tiver alguma coisa a regularizar, você fica sabendo antes de assinar.
Desvinculamos os acessos do escritório anterior nos sistemas públicos, para não sobrar procuração ativa na sua empresa sem motivo.
Combinamos o que você precisa enviar, com que frequência e em qual formato, para a rotina funcionar já no primeiro mês.
Prazo
Depende de três coisas:
A assinatura do distrato
A chegada da documentação
O tamanho das pendências
A gente prefere não publicar um prazo médio. Boa parte do relógio está com o escritório anterior, e prometer uma data que não controlamos seria fácil e desonesto.
O que dá para garantir é o nosso lado.
Assim que a documentação chega, a conferência começa, e você acompanha o andamento em vez de ficar no escuro até o final.
Antes da troca
Na TRIUNPAR, nenhuma troca acontece direto. Antes de qualquer proposta, existem duas conversas, sem custo. Você não precisa encerrar a relação com seu contador atual para participar dessas conversas.
É sobre a sua empresa: como ela ganha dinheiro, como funciona no dia a dia e o que te preocupa hoje. Ninguém apresenta proposta nem preço nessa conversa.
Com uma procuração no e-CAC, só para consulta e com prazo definido, e os extratos dos últimos três meses, olhamos a situação fiscal da empresa. Leva cerca de uma semana.
Trazemos o que encontramos, o plano que combina com o momento da empresa e o valor. A decisão fica com você.
Melhor descobrir antes do que depois de assinar.
Se aparecer alguma pendência do escritório anterior, você fica sabendo antes de fechar qualquer coisa, e não no meio da transição.
Perguntas frequentes
Não. Você pode conhecer nosso trabalho, passar pelo Telescópio Financeiro e avaliar a proposta antes de decidir pela troca. Se decidir seguir, organizamos com você a comunicação de saída por escrito e a transição, respeitando as condições do contrato atual.
Dá. Pendência não impede a troca. O que ela exige é mapeamento, para ficar claro o que ainda é responsabilidade do escritório anterior e o que passa a ser tratado daqui para frente.
Não. Livros, arquivos e declarações pertencem à empresa. A devolução está prevista em norma, e o que não vier costuma ser recuperável nos portais públicos.
Sim. A norma determina que ele informe ao novo responsável técnico os fatos relevantes que precisam ser conhecidos.
Não. A troca pode ser realizada em qualquer época do ano, sem precisar esperar dezembro ou janeiro.
A troca em si não. Multa de obrigação acessória nasce de entrega fora do prazo ou com erro, e é por isso que conferimos a documentação e mapeamos as pendências antes da assinatura. O que pode existir é multa contratual, se o contrato que você assinou com o escritório atual previr fidelidade ou aviso prévio. Vale ler essa parte antes de comunicar a saída.
O primeiro passo é uma conversa. A análise é por nossa conta, e a decisão de seguir é sua.
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